Bütçe planlama faaliyetleri, çoğu işletmenin yılda sadece 1-2 kez gerçekleştirdiği işlemlerdir. Fakat, günümüzün değişen koşulları, sayılı yapılan bu faaliyetleri yetersiz kılıyor. En güncel örnek olarak dünyayı etkisi altına alan COVID-19; ekonominin, pazar rekabetinin ve işletmelerin finans ve bütçe yapılarını derinden etkileyen daha birçok etkenin ne kadar hızlı değişebileceğini bize gösterdi. Bu sebeple bütçe planlamalarının daha sık ve stratejik bir şekilde yapılması gerektiği işletmeler için netlik kazandı.
Öte yandan, işletmelerin geleneksel yöntemlerle yürüttükleri bütçe planlama süreçlerinin sıklıklarını artırmaları hiç kolay değil. Bu nedenle işletmelerin daha tutarlı, daha çevik ve daha etkili bir yöntem olan sürekli planlama faaliyetlerine olan ihtiyacı da gittikçe artıyor. Bu makalemizde sürekli planlamayı benimseyen işletmelerin sahip olduğu avantajlara değinirken, geleneksel planlama yöntemlerini neden geride bırakmanız gerektiğini ele alacağız.
Manuel yürütülen geleneksel planlama süreçlerinin yetersizliği, başta finans departmanı olmak üzere kurum içinde büyük bir baskı oluşturuyor. Yıl içerisinde sınırlı sayıda oluşturulan bütçe planlama süreçlerine şirketler tarafından iyileştirme uygulanmadığı için de, her seferinde gereğinden fazla maliyet ve insan gücü kaybına sebebiyet veren verimsiz süreçler çalışanların motivasyonlarını kaybetmelerine neden olabiliyor.
Nitekim bütçe planlama sürecinden sonra dahil edilen proje, program ve/veya ürünler senkronize edilmediği için işletme portfolyosu ile planı arasında tutarsızlıklar baş gösteriyor, gelir tahakkuku, vergi oranları ve sigorta payları gibi alanlarda oluşabilecek değişiklikler öngörülemediği için planlama süreçleri gerçeği yansıtmıyor.
Yani şirketler, iş ortamındaki sürekli ve hızlı değişimler nedeniyle bir yıl önceden bir plan hazırlayıp ona bağlı kalmakta zorluk çekiyor. Bununla beraber proje veya program bazlı oluşabilen değişiklikler bile planların gerçekleri yansıtmasını engelleyebiliyor. Bu nedenle planlar oluşturulduktan sadece birkaç ay sonra geçerliliklerini yitiriyor.
Geleneksel yöntemlerin yetersizliği, işletmeleri ayrıca aşağıdaki zorluklarla karşılaştırıyor:
Öte yandan, sürekli planlamayı benimseyen işletmelerde
ve böylece bu kuruluşlar değişen iş koşullarına kolaylıkla uyum sağlayabiliyor.
Peki sürekli planlamadan kasıt nedir?
Sürekli planlama, planlamayı daha verimli hale getiren, doğru tahminleri doğru zamanda sağlayan ve hızla büyüyen işletmelere uyum sağlama ve çeviklik yeteneklerini kazandıran bir süreçtir. Otomasyon, makine öğrenimi ve yapay zekâ gibi teknolojilerle bu süreçler daha az iş gücü ve maliyet gerektirir.
Performansı değerlendirmek ve iş planlarını güncellemek için bütçe sahipleriyle düzenli bir temas noktası oluşturmaktan otomatikleştirilmiş işlemlerle planlama faaliyetlerinizi iyileştirmeye kadar pek çok avantajı beraberinde getiren sürekli planlama, uzun vadeli başarı için hayati önem taşır.
Sürekli planlama, planların güncelliğini, tutarlılığını ve kavrayışını artırmakla kalmaz, planlama süreçlerinizi büyük ölçüde kolaylaştırarak finansal tahminlerinizde iyileştirme sağlar.
Sektör lideri SAP’nin etkin sürekli planlama süreçleri için sunduğu SAP SAC çözümü ise gömülü makine öğrenimi teknolojisi ile tam da buna hizmet eden en gelişmiş araçları sunar.
Yöneticiler, sürekli planlama sayesinde müşteri sorgularından dış piyasa hareketlerine kadar birçok sürece dair en son verilere dayanarak mevcut taktiklerini değiştirebilirler. Bununla beraber, SAP SAC sunduğu işbirlikçi planlama ile yöneticilerin olası yanıtları geliştirmelerine ve daha hızlı ve emin adımlarla strateji geliştirmelerine yardımcı olmak için iş zekasına dair daha fazla, daha hızlı ve daha anlamlı iç görüler sunarken, fiyatlandırma, sermaye tahsisleri ve çalışanlarla ilgili daha bilinçli karar vermeyi kolaylaştırır.
Ayrıca kuruluşların ortaya çıkan tehditleri daha proaktif bir şekilde ele almalarına ve ortaya çıkan fırsatları değerlendirmelerine yardımcı olan sürekli planlama süreci; SAP SAC’nin kurum genelinde sunduğu gelişmiş analiz yeteneği ile daha sürekli ve çevik bir planlama ve karar alma kültürü oluşturur. Böylelikle, FP&A’lara (finansal planlama & analiz) gerçek finansal sonuçlar üzerinde daha fazla hız ve kontrol sunulur.
Etkili bir sürekli planlama için gerekli bir diğer özellik ise etkileşimci bir platformdur. Bu yüzden, SAP SAC en etkileşimci analiz platformunu sunarak veri görselleştirme araçları ile veriyi anlamlandırmanıza ve ekip ve kurum içi etkileşim ve iletişimi en üst seviyeye çıkarmaya yardımcı olur. Dahası, kolayca anlamlandırabileceğiniz veriler ile eyleme geçme hızınız da en üst seviyeye çıkarken, makine öğrenimi ile kendini güncelleyen iş zekâsı sadece ufak dokunuşlar gerektirir. Böylelikle iş gücünüzü daha verimli ve kârlı süreçlere yönlendirebilirsiniz.
SAP SAC ile elde edeceğiniz etkili bir sürekli planlama sürecinin diğer katkıları ise şöyledir;
Nasıl bulut-tabanlı uygulama ve yazılımlar işletmelerin farklı farklı alanlarda gelişmelerini sağlıyorsa, sürekli planlama da aynı şekilde finans departmanlarınızı güçlendirir ve stratejik bir avantaja dönüştürür. Bu yüzden, bütçe planlama süreçlerinizi geleneksel planlama süreçlerinden sürekli planlama faaliyetlerine dönüştürerek işletmenizin maksimum verimde çalıştığından emin olabilirsiniz.
Siz de SAP SAC çözümü ile tüm planlama süreçlerinizi en iyi araçlarla yönetmek, verilerinizi daha kolay anlamlandırıp iç görü edinmek ve iş birliğine dayalı bir platformda yapay zekâ ve makine öğrenimi gibi teknolojilerden yararlanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.